Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10§
Laatimispäivä: 2.3.2018 

Päivitetty: 21.3.2023

1. Rekisterinpitäjä
Silkki Sampo Oy
Y-tunnus: 0596439-4
Juusintie 4 
02700 Kauniainen
Puhelin: + 358 400 404 712

2. Rekisteriasioissa yhteystiedot
Silkki Sampo Oy 
Sähköposti: info@silkkisampo.fi

3. Rekisterin nimi
Silkki Sampo Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Rekisterissä olevien henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, tilausten ja laskutusten hoitamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen, uutiskirjeiden lähettämiseen ja tuotteista ja palveluista tiedottamiseen sekä markkinointiin ja etämyyntiin. Henkilötietoja ylläpidetään, jotta asiakkaisiin voidaan pitää yhteyttä sekä yhteydenottopyyntöihin voidaan vastata.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavat tiedot:

• Yrityksen ja/tai henkilön etu- ja sukunimi, asiakasnumero, y-tunnus, kieli, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot ja ehdot

• Yrityksen toimiala

• Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista

• Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot ja toimenkuvatiedot

• Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

• Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet ja asiakaspalautteet

• Verkkopalvelustamme keräämämme tiedot

• Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai yrityksen kotisivuilta tai muista julkisista verkkosivustoista tai rekistereistä.

7. Tietojen luovuttaminen
Asiakastietorekisteristä luovutetaan ainoastaan yrityksen osoitetiedot ja toimitusehdot sekä yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero tarvittaessa yhteistyökumppaneillemme tavaran toimitusta varten. Yhteistyökumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Muissa tapauksissa asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävä rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaaliset aineistot sijaitsevat tiloissa, lukituissa kaapistoissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Vain niillä työntekijöillä on pääsy rekisteriin, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. 

9. Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset. Rekisteröidyllä on myös oikeus lain sallimissa puitteissa vaatia poistamaan virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaseloste  

Yleistä

Henkilötietojesi huolellinen ja asianmukainen käsittely on meille Silkki Sampossa tärkeää. Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä varmistamme yksityisyytesi.

Henkilötietojen käsittely auttaa meitä palvelemaan sinua paremmin. Keräämme ja käytämme henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseen, kehittämiseen ja tarjoamiseen.

Silkki Sampo käsittelee henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme ajoittain muuttaa tietosuojakäytäntöämme kehittäessämme palveluitamme tai lainsäädännön muuttuessa. Tältä sivulta löydät uusimman version tietosuojakäytännöstämme.

Käyttämällä verkkosivustoamme, palvelujamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt, että Silkki Sampo käsittelee sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle laadukkaita ja personoituja palveluita ja tuotteita, sekä parempaa asiakaspalvelua. Haluamme jatkuvasti kehittää toimintaamme ja parantaa asiakaspalveluamme.

Henkilötietojasi voidaan käyttää tuotteidemme, palvelujemme, asiakaspalvelumme sekä myynnin ja markkinointimme kehittämiseen. Henkilötietojasi voidaan käyttää tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen, pyyntöihisi ja kysymyksiisi vastaamiseen, myynti- ja ostosopimusten täytäntöönpanoon, tilausten käsittelyyn ja muiden vastaavien toimintojen täyttämiseen. Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään ja markkinointiin. Lisäksi voimme käyttää henkilötietojasi myös kohdentaaksemme tuotteitamme ja palvelujamme sinulle.

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen tai palveluidemme käytön yhteydessä. Lisäksi saatamme kerätä tietoja julkisista lähteistä ja rekistereistä, kuten yritysten kotisivuilta. Keräämme tarvittaessa verkkosivustomme kävijätietoja, jotta voimme analysoida ja kehittää verkkosivustoamme.

Keräämme asiakkaiden antamia tietoja mm. tilauksen tai palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä markkinointiin. Asiakkaan tilauksen yhteydessä keräämme yhteys- ja laskutustietoja, jotta voimme toimittaa tilatutut tuotteet ja palvelut.  Voimme myös kerätä muita asiakkaan antamia tietoja kohdentaaksemme sisältöjä ja markkinointia asiakkaan mieltymyksiä paremmin vastaavaksi.

Asiakkaan antamat tai muuten henkilökohtaisesti tunnistavia tietoja ovat esimerkiksi:

• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot

• yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

• luvat ja suostumukset

• lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämät tiedot

• muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Miten keräämme henkilötietoja:

Keräämme henkilötietosi ensisijaisesti suoraan sinulta, joko suullisesti tai kirjallisesti. Henkilötietojasi kerätään esimerkiksi tullessasi asiakkaaksemme, tuotteiden ja palveluiden myynnin ja käytön yhteydessä tai markkinointikampanjoiden kautta. Annat meille tietoja esimerkiksi pyytäessäsi palveluja tai vastaamalla kysymyksiin tarjoamiemme tuotteiden ja palveluiden yhteydessä. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä sekä muista luotettavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä.

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinun oikeudet ja vapaudet huomioon ottaen. Huolehdimme siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.

Tietojasi käsittelevät vain Silkki Sampon työntekijät. Olemme varmistaneet henkilöstön tietoturvatietoisuuden. Henkilötietojasi voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jotka ovat Silkki Sampon hallinnoimia.

Luovuotetaanko tietojani EU:n ulkopuollella?

Luovutamme tarvittaessa tilauksien yhteydessä asiakkaan yhteystiedot tavarantoimittajalle. Asiakasreksiteristä voidaan luovuttaa nimi- ja osoitetietoja vain Silkki Sampon omiin markkinointitarkoituksiin.

Silkki Sampo käyttää MailChimp -sähköpostipalvelua tuotteiden ja palveluiden markkinoinnissa ja viestinnässä. MailChimp kerää käyttäjistä etunimen, sukunimen ja sähköpostiosoitteen. Tietoja siirtyy EU:n ulkopuolelle, sillä MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp -sähköpostipalvelu kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifikoitujen yritysten listalle.

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Pyrimme päivittämään tietojasi säännöllisin väliajoin.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan ja niin kauan kuin on tarpeen. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä ajoittain vanhentuneita tietoja.

Millaisia vaikutusmahdollisuuksia ja oikeuksia minulla on?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@silkkisampo.fi.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Tietosuoja-asetuksen myötä sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset, vanhentuneet tai puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@silkkisampo.fi tai uutiskirjeen poistumislinkin kautta.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun tai oikeutetun etumme perustein, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi tai mikäli käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleen suostumuksesi perusteella tietojasi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voidaan siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Voit toteuttaa oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä kirjallisesti lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@silkkisampo.fi tai postitse Silkki Sampo Oy, Juusintie 4 A, 02700 Kauniainen. Pyydämme sinua ilmoittamaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi. Voimme pyytää tarvittaessa henkilöllisyystodistuksen varmistaaksemme henkilöllisyytesi, jotta henkilötietoja ei luovuteta muille kuin rekisteröidylle.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tietosuojaselostetta saatamme päivittää toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa tai lainsäädännön muuttuessa. Muutokset astuvat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

Ota yhteyttä tietosuoja-asioissa

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voi esittää ensisijaisesti rekisterinpitäjälle osoitteessa: info@silkkisampo.fi tai postitse Silkki Sampo Oy, Juusintie 4 A, 02700 Kauniainen.